Ensinnäkin kiitos, että otat rohkeasti yhteyttä ja tuot huolesi esiin. Jacobi Group haluaa kiittää sinua panoksestasi, joka auttaa meitä kehittymään ja pyrkimään alan kestävän kehityksen edelläkävijäksi. Antamasi palaute auttaa meitä jatkuvasti parantamaan toimintaamme ja varmistamaan, että noudatamme eettistä toimintatapaa kaikessa toiminnassamme. Eettisten rikkomusten nopea tunnistaminen on erittäin tärkeää.

Tämä whistleblowing-alusta mahdollistaa työntekijöiden ja sidosryhmien (esim. ulkopuoliset työntekijät, palveluntarjoajien tai alihankkijoiden työntekijät, tavarantoimittajat, osakkeenomistajat ja kansalaisyhteiskunnan edustajat) ilmoittaa vakavista ongelmista, jotta voimme korjata ne ajoissa. Ilmoitukset voivat koskea rikoksia tai rikkomuksia (epäasiallista toimintaa), ilmeisiä lakien tai määräysten rikkomuksia, yleisen edun uhkia tai rikkomuksia, jotka liittyvät erityisesti vakaviin ihmisoikeuksien ja perusvapauksien loukkauksiin, yksilöiden terveyteen ja turvallisuuteen sekä ympäristöön.

Whistleblowerin määritelmä ja faktat:
Whistleblower on luonnollinen henkilö, joka hyvässä uskossa ja ilman taloudellista hyötyä ilmoittaa tai paljastaa tietoa rikoksesta, rikkomuksesta (epäasiallisesta teosta), yleisen edun uhasta tai vaarasta, kansainvälisen tai EU-lainsäädännön, maan lain tai määräyksen rikkomisesta tai sen peittämisyrityksestä.
Ilmoitukseen liittyvät faktat on esitettävä objektiivisesti ja tosiasioihin perustuen, korostaen niiden oletettua luonnetta ja suoraa yhteyttä ilmoitettuun asiaan.

Whistleblowerin suoja:
Whistleblowing ei ole helppoa, joten meillä on tiukat prosessit luottamuksellisuuden varmistamiseksi, oikeudenmukaisen ja ajantasaisen käsittelyn takaamiseksi, kostotoimilta suojaamiseksi sekä kansallisten lakien ja määräysten noudattamiseksi.

Anonymiteetti:
Voit halutessasi tehdä ilmoituksen anonyymisti. Jos päätät pysyä anonyyminä, älä anna mitään henkilökohtaisia tietoja.

Ilmoituksen käsittelyprosessi:
Ilmoituksen kategoriasta riippuen alustan kautta tehdyt ilmoitukset käsittelee Jacobi Groupin eettinen komitea, johon kuuluvat:

Jos ilmoituksen käsittelijä on osallisena ilmoituksessa, voit ottaa yhteyttä Chief Administrative Officeriin osoitteessa hiroaki.takizawa@jacobi.net.

Prosessin kuvaus:
Kun ilmoitus on rekisteröity alustalle, valtuutettu henkilö tarkistaa luottamuksellisesti ilmoitetut faktat määrittääkseen, onko ilmoitus hyväksyttävä ja tekee kohtuullisen päätöksen jatkotoimista.
Whistleblowerille tiedotetaan ilmoituksen etenemisestä anonyymin verkkokeskustelun kautta. Alusta mahdollistaa myös Whistleblowerin tehdä tarkennuksia ja viestiä käsittelijöiden kanssa. Säilytä tiedot alustalla vierailusta ja sen käytöstä turvallisessa paikassa.

 Käsittelyaikataulu:

Tietojen säilytys:
Jos ilmoitus ei ole tosi tai asianmukainen, se suljetaan. Ilmoittajalle ilmoitetaan kirjallisesti, että tapaus on suljettu.
Järjestelmää ylläpitää riippumaton palveluntarjoaja, jolla ei ole pääsyä tietoihin, mutta joka vastaa alustan toiminnasta.

– Kadotin henkilökohtaisen tilani kirjautumistiedot, mitä teen?
Voit luoda uuden ilmoituksen ja selittää tilanteesi sekä aiemmat ilmoitukset. Käsittelijä jatkaa yhteydenpitoa uuden viestintätilan kautta.